El feedback es una de las mejores herramientas organizacionales para fomentar el desarrollo de los colaboradores y se ha vuelto indispensable en las empresas. Sin embargo, a pesar de ser muy conocido, pocos profesionales se sienten suficientemente capacitados para aplicarlo.
Esto se debe a que analizar el desempeño de una persona no es tarea fácil. Es necesario tener profesionalismo y algunos conocimientos específicos para transmitir las observaciones a los empleados de forma asertiva.
Exigir que los profesionales crezcan sin darles una retroalimentación sobre su performance o sin comunicarse con ellos de forma asertiva, no traerá buenos resultados para la empresa. Por eso, es necesario contar con buenos líderes para potenciar el desarrollo de los equipos.
Teniendo esto en cuenta, en este artículo te presentamos algunos consejos para que puedas dar feedback, tanto positivo como negativo, de la mejor manera. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el feedback y cuál es su importancia?
Feedback es un término del inglés que significa dar opinión constructiva sobre algún comportamiento. Es un recurso indispensable para mantener una comunicación eficaz dentro de las organizaciones, razón por la cual es muy conocido en el mundo empresarial.
Según las estadísticas de Officevibe, que recopilan información de más de 100 países y 1000 organizaciones alrededor del mundo, el 82% de los colaboradores valoran el feedback tanto positivo como negativo. Además, el 43% de los colaboradores más comprometidos reciben feedback al menos una vez por semana.
Además de promover el buen funcionamiento de la organización y el desarrollo de los empleados, mantener la cultura del feedback en una empresa es fundamental para establecer una relación transparente y de confianza con tu equipo de trabajo.
Las evaluaciones de desempeño, realizadas de manera correcta, aumentan la motivación y el sentimiento de reconocimiento de los empleados. Por el contrario, evaluaciones mal realizadas pueden tener un impacto negativo. Por este motivo, es necesario tener cuidado a la hora de dar feedback, ya sea positivo o negativo, a los empleados.
Paso a paso para dar feedback de la mejor manera
1. Planea todo muy bien
Ten un documento en el que recopiles toda la información que ya ha sido discutida, así como la que se discutirá, con cada persona. La falta de preparación a la hora de dar feedback puede ocasionar que olvides puntos importantes. Además, esto también puede hacer que tu empleado no te tome en serio.
Optimiza tu trabajo anotando las observaciones que quieres tratar en el momento en que las percibas. Este método se conoce como feedback continuo, ya que la retroalimentación se da de forma regular.
Las reuniones de feedback pueden programarse de forma quincenal, mensual o, incluso, cada tres meses. De este modo, lograrás tener mayor proximidad con tu equipo y trabajar en su desarrollo de forma permanente.
Sin embargo, si surgen asuntos urgentes en los periodos intermedios, comunica la información inmediatamente. Así, será posible reconocer los puntos a mejorar y dar soluciones en el momento.
2. Explica el propósito de la conversación y mantén un ambiente tranquilo
La palabra feedback puede asustar a aquellos colaboradores que no están acostumbrados a esta cultura. Así que, para calmarlos y mantener una conversación más amena, explícales los objetivos que quieres lograr con este ejercicio.
No dejes que el empleado piense que se trata de un simple llamado de atención. Debes ser claro y hacerle entender que el punto clave de la conversación es su desarrollo profesional.
3. Empieza siempre con los aspectos positivos
El feedback positivo es importante para que las personas se sientan reconocidas. También es fundamental para que los colaboradores sigan actuando de forma adecuada, dejando claro que están creciendo en el entorno laboral y convirtiéndose en profesionales cada vez más capacitados.
Por ello, es recomendable que comiences hablando de las habilidades y actitudes que han llamado la atención de forma positiva en las últimas semanas. Esto ayuda a preparar a las personas para recibir cualquier feedback negativo.
La mejor forma de hacer que tu discurso tenga credibilidad es presentando situaciones reales como ejemplo. Menciona una actitud concreta y coméntale al empleado un momento en el que haya actuado de forma asertiva.
4. Presenta los aspectos a mejorar
Lo más importante aquí es equilibrar los puntos positivos y negativos. Deja claro que tu intención, así como la de la empresa, es incentivar el desarrollo de los colaboradores. Lo ideal es que, al igual que en el feedback positivo, des ejemplos de situaciones que suceden de manera continua.
Recuerda que el feedback negativo debe ser claro. No suavices la situación, pues el colaborador puede tomarlo como una señal de que no hay nada que mejorar. Si hay algo que se debe cambiar, debes comunicarlo de forma objetiva. Un consejo para que el empleado comprenda más fácilmente los comentarios negativos es utilizar “y” en lugar de “pero”.
Por ejemplo, en lugar de decir “estás recibiendo elogios por tu servicio, pero no estás cerrando ninguna venta”, puedes utilizar “Estás recibiendo elogios por tu servicio, lo cual es genial, y no estás cerrando ninguna venta. ¿Te parece si averiguamos qué está sucediendo?”.
Por último, manifiesta que estás disponible para responder preguntas y ofrecer ayuda si los colaboradores llegan a necesitarla en el futuro. El equipo de trabajo necesita sentir apoyo por parte de los directivos para que las cosas funcionen de la forma más natural.
5. Desarrolla un plan de acción con el empleado
Este es uno de los pasos más importantes en un feedback profesional. No tiene sentido mencionar todos los puntos negativos sin aclarar cómo estos pueden ser mejorados.
Dialoga todos los puntos con la persona y pregúntale qué se puede hacer para que las actitudes negativas no se repitan. También vale la pena preguntarle al colaborador qué quiere cambiar, puede ser que quiera o necesite aprender algo para no cometer errores simples.
Deja que el profesional hable y da algunas opiniones para que, en conjunto, puedan crear una lista de acciones a las que se les hará seguimiento. Estos planes de acción también se pueden usar en el feedback positivo. Puedes indicar los comportamientos beneficiosos y sugerir que continúen.
No olvides tomar nota de toda la conversación con el colaborador. De esta manera, en la próxima reunión podrás hacer un seguimiento de las mejoras.
6. Finaliza mencionando otros puntos positivos y agradécele al profesional por su tiempo
Finaliza la reunión resaltando lo positivo que aporta el empleado al equipo y la empresa. Esta es una buena manera de equilibrar los sentimientos que pueden haber surgido durante la conversación.
Esta práctica se conoce como el “método del sandwich”, una técnica para dar feedback que funciona en 3 etapas, simulando los dos panes y el relleno de un sandwich. Se trata de mencionar, en primer lugar, los puntos positivos. A continuación, se presentan los aspectos a mejorar. Y, por último, se refuerzan los aspectos positivos.
Asimismo, procura plantear puntos positivos que no parezcan subjetivos. Piensa en una tarea específica que el empleado desarrolle de forma muy eficiente y menciona cómo esta actitud contribuye a los resultados del equipo.
Recuerda que el empleado debe sentirse cómodo al hablar contigo. Por este motivo, cierra la reunión agradeciendo al empleado por su tiempo y dejando claro que estás dispuesto a escucharlo para que pueda expresar sus inquietudes siempre que lo desee.
Actitudes y habilidades para mejorar el feedback
Empatía
A pesar de que los comentarios positivos hagan sentir bien a las personas, es usual que se enfoquen más en los puntos negativos. Por ello, el líder debe ser empático con el empleado durante la conversación.
Los profesionales necesitan saber que estás de su lado y no contra ellos. Utiliza palabras como “entiendo”, “comprendo” y “siento” para mostrar que estás interesado en el desarrollo de la persona.
Comunicación asertiva
Expresarse de manera correcta es fundamental a la hora de dar un feedback positivo o negativo. Si se llegan a generar malentendidos, las consecuencias las puedes sufrir tú, el equipo de trabajo o, incluso, la empresa.
Por eso, planifica y comunícate con palabras directas y simples. Mantén una comunicación clara y objetiva para evitar la interpretación entre líneas. Además, pregunta constantemente al empleado si entendió lo que quisiste decirle y si tiene alguna duda.
Desarrollo constante del líder o directivo
Mejorar las competencias en diversos ámbitos de la gestión facilitará el trabajo de los directivos. A través de la formación, los líderes podrán sentirse cada vez más capacitados para gestionar un equipo y, en consecuencia, dar un mejor feedback. Con esto, los líderes se sentirán más seguros de sus conocimientos.
Existen muchos cursos que se enfocan en el desarrollo de los líderes, especialmente en el perfeccionamiento de las técnicas de dirección y gestión de personas. Este es el caso de nuestro curso Performance Management English.
En este curso, aprenderás el inglés necesario para dar feedback positivo y negativo a tus colaboradores de la mejor manera.
Saber llevar una conversación y dar feedback positivo y negativo de forma asertiva no solo aporta al desarrollo de tu equipo. También trae mejoras para ti y tu empresa, lo que la hace una razón de peso para adoptar esta cultura.
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