A viagem a trabalho faz parte da rotina de muitos profissionais. Entretanto, se ela não for bem planejada, é possível que ocorram alguns contratempos no percurso e na chegada ao destino, o que pode torná-la mais cansativa do que o esperado.
Por essa razão, é importante prestar bastante atenção a alguns detalhes, como a hospedagem, bagagem, despesas e organização para conseguir cumprir todas as tarefas profissionais. Para te ajudar a se sair bem durante suas viagens a negócios, separamos sete dicas. Confira a seguir!
1. Planeje onde você vai se hospedar
A primeira dica para se sair bem é planejar onde você vai se hospedar durante a viagem a trabalho. Mesmo que você seja um turista experiente e saiba como escolher bons hotéis em suas viagens pessoais, a realidade é outra quando o deslocamento é para cumprir compromissos profissionais.
Como você precisa descansar mais para focar nos afazeres em outra cidade e até mesmo em outro país, é essencial ficar em um hotel que não esteja em áreas com muito barulho. Por isso, é interessante escolher uma acomodação longe dos grandes centros e pontos turísticos.
Além disso, na hora de procurar um hotel, avalie se ele possui a estrutura que você precisa para trabalhar durante a viagem. Verifique se há Wi-fi, escrivaninha e cadeira nos quartos e opte pelo que vai suprir suas necessidades.
Se você for participar de eventos durante o dia ou já possui um cronograma das reuniões, também é interessante checar em qual horário o café da manhã é servido. Com isso, você consegue conciliar com a sua agenda e poupar o dinheiro que gastaria com alimentação em outro lugar.
2. Prepare um kit de viagem
Ter um kit de itens essenciais para a viagem a trabalho vai te ajudar a evitar alguns contratempos que são bastante comuns. Durante o deslocamento, você pode ficar com desconfortos musculares ou com dor de cabeça que vão te atrapalhar nos compromissos, então é interessante sempre levar remédios para isso.
Se você tem algum tipo de alergia ou sofre com as mudanças climáticas, lembre-se também de levar os medicamentos que costuma utilizar. Assim, você garante que não será surpreendido com esses problemas.
Dormir durante os voos também é fundamental para conseguir se concentrar em suas reuniões de negócios ou em eventos corporativos. Para conseguir descansar, você pode incluir em seu kit de viagens máscaras para dormir, travesseiro de pescoço e tampões de ouvido.
Outro item que não pode ficar de fora do seu kit de viagem a trabalho é a bateria externa. Com ela você garante que seu celular não vai estar descarregado quando chegar ao seu destino caso precise solicitar um carro de aplicativo ou se comunicar com colegas, por exemplo.
3. Leve o necessário na mala
Fazer a mala também requer atenção para não esquecer de levar itens que serão necessários durante os seus compromissos. Por esse motivo, é interessante ter uma lista com tudo o que você normalmente usa durante uma viagem a trabalho.
Se o seu trabalho exige viajar com frequência, vale manter essa lista atualizada no celular ou no computador. Assim, você pode consultá-la sempre que precisar, otimizando o tempo que gasta organizando a mala.
Uma dica para não ter problemas com a bagagem em viagens aéreas é sempre optar por levar tudo o que você precisa em uma mala pequena que não precisará ser despachada. Isso reduz o risco de ter seus itens extraviados e precisar comprar roupas às pressas, por exemplo.
Embora o espaço da bagagem de mão não seja enorme, é fundamental levar trocas de roupas de frio e de calor, pois o tempo pode mudar no seu destino. Também é interessante ter algumas peças além do que você pretende usar para evitar imprevistos.
Prefira levar para suas viagens a negócios roupas que não amassam com facilidade e em tons neutros, pois é mais fácil combiná-las. Outra dica é evitar as peças brancas, pois sujam facilmente.
Para não ocupar tanto espaço na mala, lembre-se que você não precisa levar muitos sapatos. Selecione apenas alguns que podem ser utilizados com a maioria das suas roupas de trabalho.
4. Gerencie as despesas corporativas durante as viagens
As principais despesas de viagens a trabalho costumam ser custeadas pelas empresas. No entanto, é essencial checar com antecedência qual é a política adotada pela sua companhia e quais gastos ela subsidia ou reembolsa.
Durante a viagem, não se esqueça de pedir todos os recibos das suas compras com o cartão corporativo. Além disso, utilize planilhas e apps de acompanhamento de despesas para não gastar mais do que o limite estipulado pela instituição.
5. Se organize para manter a produtividade
Manter a produtividade necessária no trabalho pode ser um desafio durante as viagens a negócios. Por essa razão, é extremamente necessário criar um cronograma de atividades para conseguir se organizar.
Liste tudo o que precisa fazer durante a viagem e programe em quais dias e horários você cumprirá essas obrigações. Para facilitar, você pode utilizar uma agenda ou aplicativos de organização no PC e no celular, como o Google Keep e o Trello.
6. Aproveite a oportunidade e faça networking
Viagens a negócios são ótimas oportunidades para fazer networking com pessoas de outras empresas ou colegas da sua companhia que trabalham em cidades diferentes. Para iniciar a conversa com esses profissionais é importante ter algumas conversas quebra-gelo em mente.
Uma boa opção para isso é usar algumas estratégias de small talks. Você pode falar sobre o clima, perguntar de onde a pessoa é, há quanto tempo trabalha na empresa, etc. Demonstre interesse na fala do colega e aproveite essa oportunidade para trocar contatos que podem ser úteis futuramente.
7. Treine o inglês para se sair bem em viagens a trabalho internacionais
Oportunidades de conhecer outros países em viagens a trabalho são imperdíveis. Porém, é necessário ter conhecimentos em inglês para participar de reuniões, negociações e eventos corporativos no exterior.
No mundo dos negócios não basta ter fluência na língua inglesa: é indispensável saber os termos específicos utilizados no dia a dia. Se você trabalha em uma empresa de tecnologia, por exemplo, precisa estar habituado às expressões em inglês desse setor para se comunicar com estrangeiros.
Por isso, antes de embarcar para uma viagem internacional a trabalho, é essencial estudar e praticar o inglês profissional para não enfrentar problemas com o idioma durante seus compromissos corporativos.
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Além disso, com os cursos de Hospitalidade e Restaurantes você pode treinar como pedir comida durante suas viagens, se comunicar com os profissionais do hotel e aprender as expressões necessárias para sua viagem a trabalho.
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