Los viajes de trabajo son parte de la rutina de muchos profesionales. Sin embargo, si no se planifican bien, es posible que ocasionen contratiempos que los vuelvan más tediosos de lo necesario.
Por este motivo, es importante prestar atención a detalles como el alojamiento, equipaje, gastos y organización. De esta manera, podrás cumplir con todos tus deberes profesionales. Teniendo esto en cuenta, preparamos siete consejos para ti con el fin de que organices mejor tus viajes de trabajo. ¡Continúa leyendo!
1. Planea dónde te hospedarás
El primer paso para que todo salga bien es decidir dónde te hospedarás durante el viaje de trabajo. Recuerda que cuando viajas para cumplir con compromisos profesionales, no importa si eres un turista experimentado y sabes elegir buenos hoteles en tus viajes personales; en estos casos, la realidad es diferente.
El descanso jugará un papel importante a la hora de concentrarte en tus labores durante el viaje, por lo que es fundamental que tu hotel no esté ubicado en una zona con mucho ruido. Por esto, elegir un lugar alejado de los grandes centros y puntos turísticos puede representar una gran ventaja.
Adicionalmente, al momento de buscar el hotel en que te hospedarás, asegúrate de que tenga las acomodaciones que necesitas para trabajar durante tu viaje. Investiga si hay Wi-Fi, escritorio y silla en las habitaciones para que puedas elegir la opción que mejor se ajuste a tus necesidades.
Si en tu viaje debes asistir a eventos o tienes un cronograma de reuniones, ten en cuenta tu agenda: pregunta a qué hora se sirve el desayuno. De este modo, podrás hacerle un espacio en tu horario y ahorrarte el dinero que gastarías comiendo en otro lugar.
2. Prepara un kit de viaje
Con esta medida, podrás evitar algunos contratiempos comunes. Por ejemplo, es común que durante viajes de trabajo se sufran molestias musculares o dolores de cabeza, por lo que conviene prevenir y siempre tener a mano medicamentos para ello.
Si tienes algún tipo de alergia o sufres con los cambios de clima, recuerda empacar los medicamentos que consumes habitualmente. De este modo, te asegurarás de que estos problemas no te causen molestias.
Dormir durante los vuelos también es esencial para poder concentrarte en tus reuniones de negocios o eventos corporativos. Por lo que, para garantizar tu descanso, puedes incluir en tu kit de viaje un antifaz para dormir, una almohada para el cuello y tapones para los oídos.
Otro artículo que no puede faltar en tu kit de viaje de trabajo es una batería portátil. De esta forma, te asegurarás de que tu teléfono móvil no se quede sin batería cuando llegues a tu destino, en caso de que necesites pedir un transporte por aplicación o comunicarte con tus compañeros.
3. Empaca lo necesario
Hacer tu maleta requiere de mucha atención para no olvidar los artículos que necesitarás en tus compromisos durante el viaje. Por esta razón, puedes escribir una lista con todo lo que utilizas normalmente durante un viaje de trabajo.
Si tu trabajo te obliga a viajar con frecuencia, ten esta lista actualizada y a la mano en tu teléfono móvil o computadora. De este modo, podrás consultarla siempre que lo necesites y optimizar el tiempo que dedicas a organizar tu maleta, así como prevenir contratiempos.
Para evitar problemas con el equipaje cuando se viaja en avión, puedes optar por llevar todo lo necesario en una maleta pequeña que puedas cargar contigo en la cabina del avión. De esta manera, reduces el riesgo de que se extravíen artículos y de tener que comprar ropa a toda prisa.
Aunque el espacio del equipaje de mano no es muy grande, es esencial llevar una muda de ropa de frío o calor, ya que el tiempo puede cambiar al llegar a tu destino. Considera incluir prendas extra para evitar imprevistos como una camisa manchada o temperaturas muy bajas.
Opta por llevar a tus viajes de negocios prendas que no se arruguen fácilmente y en tonos neutros para que la tarea de lucir presentable y formal sea más sencilla. Otro consejo es evitar la ropa blanca, ya que se ensucia fácilmente.
Para ahorrar espacio en tu maleta, recuerda que no necesitas llevar demasiados zapatos. Selecciona solo uno o dos pares que puedan combinarse fácilmente con la mayoría de tu ropa de trabajo.
4. Administra tus viáticos
Los principales gastos en los viajes de trabajo usualmente son cubiertos por las empresas. Sin embargo, es esencial revisar de antemano cuál es la política adoptada por tu compañía y qué gastos subsidia o reembolsa.
Asimismo, durante el viaje, no olvides pedir todos los recibos de tus compras hechas con la tarjeta corporativa. Como medida adicional, puedes utilizar hojas de cálculo y aplicaciones para hacer un seguimiento de tus gastos y evitar sobrepasar el límite establecido por tu empresa. De esta manera, no tendrás que poner de tu propio dinero.
5. Organízate para mantener la productividad
Mantener la productividad durante los viajes de trabajo puede ser todo un reto. Por este motivo, es sumamente necesario crear un cronograma con las actividades que debes realizar.
Haz una lista con todo lo que tienes que hacer durante el viaje y programa en qué días y horas cumplirás con estas obligaciones. Para hacer esto más fácil, puedes utilizar una agenda o aplicación en tu PC o teléfono móvil como Google Keep o Trello.
6. Aprovecha la oportunidad y haz networking
Los viajes de negocios son una gran oportunidad para hacer networking con personas de otras empresas o colegas de tu compañía que trabajan en otras ciudades. Para iniciar la conversación con estos profesionales es importante tener en mente algunas conversaciones para romper el hielo.
Una buena opción es utilizar algunas estrategias de small talk. Puedes hablar del clima, preguntar de dónde es la persona, cuánto tiempo lleva trabajando en la empresa, etc. Muestra interés en lo que tu colega dice y aprovecha esta oportunidad para intercambiar contactos que puedan serte útiles en el futuro.
7. Practica tu inglés para tener éxito en los viajes de trabajo internacionales
Las oportunidades de visitar otros países en viajes de trabajo son imperdibles. Sin embargo, es necesario tener conocimientos de inglés para participar en reuniones, negociaciones y eventos corporativos en el exterior.
En el mundo de los negocios, no basta con dominar el inglés: es imprescindible conocer los términos específicos del área y que se utilizan diariamente. Por ejemplo, si trabajas en una empresa de tecnología, necesitas estar acostumbrado a las expresiones en inglés de este sector para comunicarte con extranjeros. Por eso, antes de emprender un viaje de trabajo internacional, es esencial estudiar y practicar el inglés profesional para evitar tener problemas con el idioma durante tus compromisos empresariales.
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