Dependendo do contexto, reuniões podem ser um desafio até mesmo em nossa língua materna. Por isso, é bem comum ficar nervoso diante deste tipo de compromisso, principalmente quando você é a pessoa encarregada de comandá-las.
Quando se trata de uma reunião em inglês, a atenção precisa ser redobrada. Até quem estuda há algum tempo o idioma pode se sentir apreensivo. Afinal, nem mesmo a fluência na língua inglesa pode ser considerada garantia de uma condução eficiente e produtiva.
Realizar um bom planejamento prévio, antecipando os desdobramentos que podem surgir ao longo da conversa, como dúvidas e eventuais objeções, é uma das melhores formas de se preparar para sua reunião e se certificar que ela alcançará o resultado desejado.
Se você tem uma reunião em inglês agendada e quer se sair bem na apresentação, vai gostar de algumas dicas que separamos para te ajudar. Confira a seguir!
Se prepare com antecedência
Independentemente do idioma, para todo encontro de negócios é necessário fazer um planejamento com antecedência. Isso contribui especialmente para a definição clara dos objetivos, fluidez da conversa e otimização do tempo.
Numa reunião em inglês, essa preparação deve ser ainda mais ampla, incluindo tanto as questões corporativas que serão discutidas quanto os próprios aspectos da língua inglesa.
É essencial que você se programe levantando os pontos que serão debatidos e faça um estudo específico dos termos que serão utilizados durante o diálogo. Isso vale para todas as apresentações em inglês, seja em uma entrevista de emprego, em uma seleção para cursos no exterior ou em reuniões importantes.
Prepare-se também para responder algumas perguntas que podem surgir após a apresentação.
Essa dica é válida para quem apresenta e para quem apenas participa, porque o planejamento é o mínimo exigido para demonstrar comprometimento com a empresa e respeito com os demais participantes.
O ideal é que antes do compromisso, com pelo menos uma semana de antecedência, você já comece a desenvolver um roteiro que vai te orientar antes e durante sua reunião em inglês.
Na construção desse roteiro, muito além de definir a pauta da reunião, vale a pena já começar a pensar no seu posicionamento sobre os pontos que serão abordados, e, principalmente, em como comunicá-lo com clareza.
Conheça a plataforma onde a reunião ocorrerá
Em tempos de pandemia, é provável que sua reunião em inglês seja uma conference call (videoconferência). Assim, outro preparativo importante é conhecer a plataforma onde a reunião será realizada, informando-se devidamente dos recursos de que ela dispõe.
Uma dica interessante é realizar um teste antes da reunião, convidando algum conhecido para assistir à apresentação e informar se tudo está funcionando. Aproveite esse momento para explorar as funcionalidades disponíveis e para testar seu vídeo e áudio, se certificando que eles estão operando corretamente.
O importante é que seu primeiro contato com a plataforma não ocorra no momento em que a reunião começar. Ter esse cuidado prévio em conhecê-la certamente poderá evitar surpresas desagradáveis durante sua reunião em inglês.
No ambiente online, existem muitos programas que permitem marcar as videoconferências diretamente na agenda dos convidados. Caso esses recursos estejam inacessíveis, formalize a data da sua reunião em inglês enviando um e-mail para todos os convidados do evento.
Nele, é interessante listar a plataforma do evento, a pauta que será discutida e o horário da reunião. Também peça a confirmação dos participantes, para garantir que os mesmos receberam o e-mail e possuem disponibilidade para o dia marcado.
Use vocabulário formal
Outro ponto ao qual você deve se atentar é o de conhecer previamente as expressões mais comuns em reuniões. Assim como em português, o vocabulário usado nestes eventos se diferencia um pouco do habitual, exigindo mais formalidade.
Memorizar palavras-chave e até o esqueleto de frases pode deixar sua reunião em inglês mais fluida e profissional. Desse modo, se antecipe anotando locuções para facilitar sua comunicação.
Aqui na Slang temos cursos personalizados para cada campo de atuação. Com eles, você pode aprender termos e jargões específicos da sua profissão. Vale a pena conferi-los para se aprofundar nos vocábulos e expressões mais recorrentes dentro da sua área.
Algumas expressões, no entanto, podem ser vistas como universais para o mundo dos negócios. Pensando nisso, separamos alguns exemplos para te ajudar na tarefa de manter o fluxo da conversa em sua reunião em inglês.
Início da reunião
- Good morning. It looks like everyone’s here. (Bom dia. Parece que estão todos aqui.)
- Thank you for coming today. (Obrigado por terem vindo hoje.)
- Did everybody get the agenda? (Todos receberam a pauta?)
- Shall we start the meeting? (Podemos começar a reunião?)
- There are some points on today’s agenda… (Temos alguns tópicos na pauta de hoje…)
Desenrolar da reunião
- Let’s get down to business. (Vamos ao que interessa.)
- We’re here today to… (Estamos aqui hoje para…)
- I think we’ve spent enough time on this topic. Moving on… (Acho que passamos tempo suficiente neste tópico. Prosseguindo…)
- Does anybody object? (Alguém tem alguma objeção?)
- Let’s take a vote on this. (Vamos fazer uma votação sobre isso.)
Término da reunião
- That’s all for today. (Isso é tudo por hoje.)
- Thank you all for attending. (Obrigado a todos por comparecerem.)
- It looks like we covered all the points, that would be all. (Parece que discutimos todos os pontos, isso é tudo.)
Ao anotar as expressões, tenha em mente o roteiro do planejamento, para que você possa adaptá-las de acordo com a pauta da reunião. A ideia não é escrever um script para ser seguido à risca, mas definir vocábulos que vão orientar sua apresentação.
Dessa forma, você não se perde em seus pensamentos e consegue seguir com segurança.
Outros termos para se ambientar:
- Go ahead. (Vá em frente.)
- Hand something over to someone. (Deixar algo sob responsabilidade de outra pessoa.)
- Hit the target. (Atingir o objetivo.)
- Increase the budget. (Aumentar o orçamento.)
- Kick off. (Abrir/começar.)
- Raise an issue. (Levantar uma questão.)
- Set out. (Estabelecer/apresentar.)
Objetividade
Mesmo se você tiver certo domínio sobre o idioma, resista à tentação de se estender demais nas explicações. Comande sua reunião em inglês com a maior objetividade possível, enunciando com clareza tópicos bem definidos e pontuais.
Tornar uma conversa objetiva é uma forma de fazer com que as pessoas entendam com clareza o que está sendo proposto, além de otimizar o tempo e ter menos risco de estourá-lo.
Nenhuma reunião deve se estender mais do que o que foi previamente definido e perder o foco na pauta preestabelecida. O ideal é que o tempo determinado seja suficiente para apresentação da pauta e exposição de ideias dos participantes.
A objetividade também deve ser considerada quando você for escrever a ata da reunião, ao término do evento. Escolha frases curtas e diretas, descrevendo exatamente o que foi decidido e como se chegou a essa decisão.
Treine
Falar outro idioma é treino e a nossa última recomendação para sua reunião em inglês não poderia ser outra. Durante a preparação, disponibilize um bom tempo para praticar sua pronúncia, trabalhando as expressões já citadas anteriormente.
Do mesmo modo, é fundamental exercitar seu listening, treinando seus ouvidos para desenvolver a capacidade de compreender os outros participantes falando em outro idioma. Para essa etapa, a sugestão é ouvir podcasts sobre o tema que será abordado e também assistir alguns conteúdos sem legendas.
O tradicional treino em frente ao espelho é sempre uma estratégia válida, mas você também pode desfrutar dos recursos digitais e gravar sua apresentação. Assim, você pode rever quantas vezes precisar, até alcançar um resultado que julgue satisfatório.
É comum que, em reuniões, os participantes peçam esclarecimentos sobre o que foi dito, por isso também é interessante treinar explicações alternativas para uma mesma ideia.
Tudo pronto para sua reunião em inglês?
Agora que você já sabe tudo sobre como realizar uma reunião de sucesso em inglês, é hora de colocar a mão na massa. Coloque em prática com segurança e aptidão tudo o que foi aprendido na hora de conduzir sua reunião.
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