Oito dicas para escrever e-mails profissionais em inglês

Escrever e-mails em outros idiomas é uma prática que faz parte da rotina de trabalho de muitos profissionais. Como a língua inglesa é a mais popular no mundo, é normal que os assuntos envolvendo negócios com empresas e clientes de outros países sejam tratados através de e-mails e reuniões em inglês.

Mesmo que isso pareça uma tarefa simples, é necessário prestar atenção para não cometer erros de gramática. Se você não tem certeza de como escrever alguns termos, pode acabar usando alguma palavra desconexa ou ofender sem perceber, comprometendo conversas importantes. 

E como essa é uma forma de documentar tudo o que foi acertado com clientes, fornecedores e outras empresas, é essencial saber como escrever um e-mail em inglês da forma correta. Por isso, separamos oito dicas que vão lhe ajudar nessa questão. Confira a seguir!

1. Utilize a área de subject para falar o objetivo do e-mail

A área de subject – ou assunto –  é a primeira coisa que você deve se atentar quando for escrever um e-mail em inglês. O ideal é descrever brevemente o objetivo principal do contato, para que a outra pessoa identifique a importância de abri-lo e respondê-lo.

Por isso, utilize o subject para informar do que se trata o e-mail aos colegas de trabalho, clientes, prestadores de serviços, etc. Uma pessoa que trabalha na área de vendas, por exemplo, pode preencher a área de assuntos com alguns dos exemplos abaixo:

• Invoice payment – May (Fatura de pagamento – Maio)
• New business proposal (Nova proposta comercial)
• Sales April (Vendas de abril)
• Trade agreement with new topics (Acordo comercial com novos tópicos)

E para evitar erros de escrita no assunto, é interessante pesquisar se os termos que você utilizou estão corretos ou não. Uma dica é buscar por “what’s the meaning of” (qual é o significado) da palavra que você tem dúvidas. Assim, é possível aumentar o vocabulário e ganhar confiança para escrever um e-mail em inglês. 

2. Faça saudações mais formais

A linguagem formal deve ser utilizada quando você for enviar e-mails de trabalho, para manter a seriedade que este ambiente exige. Por isso, a saudação do e-mail em inglês precisa conter expressões mais respeitosas. 

Uma dica é iniciar seus e-mails com a expressão dear. 

É importante inserir o nome da pessoa para quem você enviará a mensagem. Assim, você mantém a linguagem formal e respeitosa é mantida. Por exemplo:

• Dear Julia. (Prezada Júlia.)
• Dear Mr. Jones. (Prezado senhor Jones.)
• Dear Ms. Davis (Prezada senhora Davis.)

Porém, se você precisa enviar um e-mail para o endereço de setores específicos da empresa, como o financeiro, e não sabe o nome de quem vai recebê-lo, não é possível iniciar o e-mail com a expressão dear.

Nesses casos, a melhor opção de saudação formal é “To whom it may concern” (A quem possa interessar).

Além disso, você deve evitar começar com saudações usadas em ambientes informais, como: 

• Hey, Amanda. How are you? (Oi, Amanda. Como você está?)
• What’s up, John? (E aí, John?) 
• Hi there. (Olá.)

É comum ver e-mails formais com a saudação “Dear Sir” (Prezado senhor) ou “Dear Madam” (Prezada senhora). No entanto, é melhor evitar utilizá-la nos seus e-mails de trabalho, pois soa muito impessoal e genérico. 

3. Se apresente no primeiro e-mail 

No primeiro e-mail enviado para clientes, diretores, representantes comerciais e outros profissionais que ainda não te conhecem, é imprescindível que você se apresente. 

Não precisa se alongar muito nessa introdução, apenas diga quem você é e qual é o seu cargo na empresa. Por exemplo:

Com essa prática, seu e-mail fica ainda mais formal e evita que o remetente ignore o que foi enviado por não saber quem você é. Após isso, você pode dizer o motivo do contato: 

• I’m sending this email to schedule a meeting to discuss the next steps. (Estou enviando esse e-mail para agendar uma reunião para discutirmos os próximos passos.)

4. Nas respostas dos e-mails, agradeça pelo retorno ou ideias

Se você recebeu um e-mail em inglês com sugestões de mudanças em um contrato  ou com as respostas que precisava para iniciar um projeto importante, faça um agradecimento. 

Isso deve ser realizado mesmo que você precise cobrar informações que ainda não foram compartilhadas. Nesses casos, comece pelo agradecimento e, em seguida, solicite a devolução das pendências. Por exemplo:

Com essa prática, você mantém a formalidade e o respeito que o e-mail de trabalho exige. 

5. Destaque os pontos importantes

Se você precisar documentar por e-mail um assunto que exige uma explicação detalhada, opte por dividir o texto em parágrafos curtos. Assim, fica mais fácil compreender o que está sendo dito e identificar os pontos mais importantes.

Você pode diminuir o tamanho dos parágrafos dividindo o texto em tópicos, que apresentem os pontos principais discutidos em uma reunião. 

Em um e-mail com as próximas ações de um projeto, por exemplo, é possível deixar o conteúdo menor com a ajuda de uma lista contendo cada passo. 

Outra forma para destacar as informações essenciais do seu e-mail em inglês é deixar essas partes do texto em negrito. Com isso, você chama a atenção da pessoa que receberá as informações. 

Isso pode ser realizado facilmente da seguinte forma:

6. Finalize dizendo o que precisa ser realizado em seguida

Após informar tudo o que precisa no e-mail em inglês, vale a pena destacar quais serão os próximos passos. 

Em uma proposta que contém o orçamento de um serviço, por exemplo, é interessante dizer que você espera a resposta para iniciar a parceria comercial.

E se você enviou um e-mail pedindo acesso ao banco de dados da empresa para realizar a análise dos negócios, deixe esse ponto em destaque no final. Veja o exemplo:

7. Não se esqueça de se despedir formalmente

Após escrever todo o e-mail em inglês, você deve finalizar com uma despedida formal. 

Algumas expressões são usadas com frequência nesses casos e você pode escolher a melhor para cada situação. Por exemplo:

• Best regards, (Atenciosamente,)
• Thanks again, (Obrigada novamente,)
• Respectfully, (Respeitosamente,)
• Sincerely, (Sinceramente,)
• Appreciatively, (Com apreço,)
• Yours truly, (Sinceramente,)

8. Pratique e ganhe confiança para escrever e-mails em inglês

É comum sentir insegurança ao enviar os primeiros e-mails em inglês por conta do medo de digitar algo errado ou de não conseguir dizer exatamente o que deveria. Porém, a prática leva à perfeição e à confiança.

Para evitar erros, você pode usar um corretor gramatical da língua, que aponta quando as palavras utilizadas estão erradas. No entanto, o ideal é melhorar o vocabulário e ir usando cada vez menos. 

Pensando em te ajudar a praticar e a perder o medo de enviar e-mail em inglês, aqui na Slang temos o curso Business Communications. Com ele, você aprenderá a transmitir as mensagens dos e-mails de trabalho no tom ideal e com confiança. 

Desta forma, você pode aplicar os conhecimentos do curso no seu dia a dia. E assim, fica fácil se comunicar por e-mail com seus clientes, responsáveis por outras empresas e colegas de trabalho. 

Gostou das dicas de como escrever e-mail em inglês? Saiba também como se apresentar formalmente no trabalho!