Redactar e-mails en otros idiomas es una práctica que hace parte de la rutina laboral de muchos profesionales. Y como el inglés es la lengua más popular del mundo, es normal que temas relacionados con los negocios con empresas y clientes de otros países sean tratados mediante e-mails y reuniones en inglés.
Aunque esto parezca una tarea sencilla, es necesario prestar mucha atención para no cometer errores gramaticales. Si no estás seguro de cómo se escribe algún término, puede que termines utilizando palabras que no tienen sentido u ofender sin darte cuenta, lo cual comprometerá el éxito de conversaciones importantes.
Y como los e-mails son una forma de documentar todo lo que fue acordado con clientes, proveedores y otras empresas, es importante saber cómo redactar un correo en inglés de forma correcta. Por eso, te presentamos ocho consejos que te ayudarán en esta tarea. ¡Sigue leyendo!
1. Utiliza el espacio del subject para definir el objetivo del e-mail
El espacio del subject —o asunto— es lo primero a lo que debes prestar atención. Lo ideal es describir brevemente el objetivo principal del texto para que la otra persona sea consciente de la importancia de abrirlo y responderlo.
Por lo tanto, utiliza el subject para informar de qué trata el e-mail a los compañeros de trabajo, clientes, prestadores de servicios, etc. Por ejemplo, una persona que trabaje en el área de ventas, puede llenar el espacio del asunto con alguno de los siguientes textos:
- Invoice payment – May (Factura de pago – Mayo)
- New business proposal (Nueva propuesta de negocio)
- April Sales (Ventas de abril)
- Trade agreement with new topics (Acuerdo comercial con nuevos temas)
Y para evitar errores de redacción en el asunto, averigua si los términos que utilizaste son correctos. Como consejo, puedes buscar “what’s the meaning of” (cuál es el significado) de la palabra acerca de la cual tienes dudas. De este modo, podrás incrementar tu vocabulario y adquirir confianza a la hora de redactar un e-mail en inglés.
2. Utiliza saludos más formales
A la hora de enviar e-mails de trabajo, se debe utilizar el lenguaje formal para mantener la seriedad que exige este entorno. Por ende, el saludo del e-mail en inglés debe contener expresiones más respetuosas. Un consejo es iniciar tus e-mails con la expresión “dear”.
Es importante incluir el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje. Así, se mantendrá el lenguaje formal y respetuoso. Por ejemplo:
- Dear Julia. (Apreciada Julia.)
- Dear Mr. Jones. (Apreciado Sr. Jones.)
- Dear Ms. Davis (Apreciada Sra. Davis.)
Sin embargo, si necesitas enviar un e-mail a una dirección de correo de un departamento específico de la empresa (por ejemplo, Finanzas) y no sabes el nombre de la persona que lo va a leer, no puedes iniciarlo con la expresión “dear”.
En estos casos, la mejor alternativa de saludo formal es “To whom it may concern” (A quien interese). Adicionalmente, evita comenzar con saludos usados en contextos informales como:
- Hey, Amanda. How are you? (Hola, Amanda. ¿Cómo estás?)
- What’s up, John? (¿Qué hay, John?)
- Hi there. (Hola.)
Es común encontrarse con e-mails formales que utilizan el saludo “Dear Sir” (Apreciado señor) o “Dear Madam” (Apreciada señora). No obstante, es mejor evitar utilizar estas expresiones en tus e-mails formales de trabajo ya que suenan muy impersonales y genéricas.
3. Preséntate en el primer e-mail
Es fundamental que te presentes en el primer e-mail que envíes a un cliente, director, representante comercial u otro profesional que aún no te conoce. No es necesario que te extiendas en esta presentación, basta con que digas quién eres y cuál es tu cargo en la empresa. Por ejemplo:
- Dear Amanda, I hope you are doing well. (Apreciada Amanda, espero que estés bien.)
I am Juan, the new assistant in charge of your company’s tech support. (Soy Juan, el nuevo asistente responsable del soporte técnico de la empresa.)
Con esta práctica, tu e-mail quedará aún más formal y evitarás que la persona que lo reciba ignore el mensaje por no saber quién eres. Después de hacer lo anterior, puedes exponer el motivo del correo electrónico:
- I’m sending this email to schedule a meeting to discuss the next steps. (Envío este e-mail para agendar una reunión para discutir los siguientes pasos.)
4. Agradece al recibir una respuesta a tu e-mail
Si recibiste un e-mail en inglés con sugerencias para realizar cambios en un contrato o con las respuestas que necesitabas para empezar un proyecto importante, agradece a la persona que lo envió.
Esto debe hacerse incluso si recibiste la información de forma incompleta. En estos casos, comienza agradeciendo y, seguidamente, solicita las respuestas que hagan falta. Por ejemplo:
- Dear David, (Apreciado David,)
Thanks for your suggestions. I will make the corrections and send them back to you as soon as possible. (Gracias por las sugerencias. Haré las correcciones y te las enviaré de vuelta lo más pronto posible).
By the way, I still need some information before we can proceed: the budget for the project and the deadline. (A propósito, antes de continuar, aún necesito unas informaciones: el presupuesto del proyecto y la fecha final).
Con esta práctica, mantendrás la formalidad y el respeto que requiere un e-mail de trabajo.
5. Resalta los puntos importantes
Si necesitas tratar por e-mail un asunto que debe ser explicado detalladamente, opta por dividir el texto en párrafos cortos. De este modo, será más fácil comprender lo que se dice e identificar los puntos más importantes.
Puedes reducir la extensión de los párrafos dividiendo el texto en temas relacionados con los puntos principales discutidos en una reunión. Por ejemplo, en un e-mail sobre las acciones a tomar en un proyecto es posible resumir el contenido con ayuda de una lista que contenga cada uno de los pasos.
Otra forma de resaltar la información crucial en tu e-mail en inglés es colocar esas partes del texto en negrillas. Esto llamará la atención de la persona que recibirá la información.
Lo puedes hacer de la siguiente manera:
6. Finaliza aclarando los pasos a seguir
Después de indicar todo lo que necesitas en el e-mail en inglés, vale la pena resaltar cuáles serán los pasos a seguir. Por ejemplo, en una propuesta que contiene el presupuesto de un servicio es interesante mencionar que esperas una respuesta para iniciar la alianza comercial.
Y si, por ejemplo, enviaste un e-mail solicitando el acceso al banco de datos de la empresa para realizar un análisis comercial, resalta este punto al final del mensaje. Observa el ejemplo:
- For the business analytics, I need access to the company’s database. Can you send it until tomorrow by noon? (Para el análisis comercial, voy a necesitar acceso a la base de datos de la empresa. ¿Me podrías dar el acceso, a más tardar, mañana al mediodía?)
Thanks again,
Juan.
7. No olvides despedirte formalmente
Después de escribir todo el e-mail en inglés, debes finalizar con una despedida formal. Existen diversas expresiones que puedes utilizar en estos casos; solo es cuestión de escoger la que más se acomode a cada situación. Por ejemplo:
- Best regards, (Atentamente,)
- Thanks again, (Gracias nuevamente,)
- Respectfully, (Respetuosamente,)
- Sincerely, (Sinceramente,)
- Appreciatively, (Con aprecio,)
- Yours truly, (Saludos,)
8. Practica y adquiere confianza para escribir e-mails en inglés
Es normal no sentirse seguro al enviar los primeros e-mails en inglés a causa del miedo de haber escrito algo de forma incorrecta o de no poder decir exactamente lo que querías decir. Sin embargo, recuerda que la práctica hace al maestro.
Para evitar errores, puedes usar un corrector gramatical del idioma, que te indica cuando las palabras están incorrectas. No obstante, lo ideal es mejorar el vocabulario y usar el corrector cada vez menos.
Para que puedas practicar y perder el miedo a enviar e-mails en inglés, en Slang te ofrecemos el curso Business Communications. En él, aprenderás a comunicar los mensajes en los e-mails de trabajo con el tono adecuado y de manera asertiva.
Así, podrás aplicar los conocimientos aprendidos en el curso en tu día a día. A su vez, esto facilitará la interacción con clientes, directivos de otras empresas y compañeros de trabajo por medio de e-mails.
¿Te gustaron estos consejos sobre cómo redactar e-mails en inglés? ¡Aprende también cómo presentarte de manera formal en el trabajo!
