Dependiendo del contexto, las reuniones pueden ser un reto, incluso en nuestra lengua materna. Por este motivo, es muy común sentir nervios ante este tipo de compromisos, especialmente cuando eres la persona encargada de dirigirlos.
Cuando se trata de una reunión en inglés, se requiere el doble de esfuerzo. Esto puede generar preocupación incluso en quienes llevan tiempo estudiando el idioma. Al fin y al cabo, dominar la lengua no te garantiza que todo se va a llevar a cabo de manera eficaz y productiva.
Hacer una buena planeación previa, anticipándose a los hechos que puedan ocurrir durante la conversación como las dudas y eventuales objeciones, es una de las mejores maneras de prepararte para tu reunión y asegurarte de que obtendrás el resultado deseado.
Si tienes programada una reunión en inglés y quieres hacerlo bien en tu presentación, te encantarán estos consejos que hemos preparado para ayudarte. ¡Sigue leyendo!
Prepárate con tiempo
Independientemente del idioma, para toda reunión de negocios es necesario planear todo con antelación. Esto te ayudará especialmente a trazarte objetivos claros, mantener una conversación fluida y optimizar el tiempo.
Para una reunión en inglés, esta planeación debe ser aún más detallada, incluyendo tanto los temas corporativos que se discutirán como los propios aspectos del inglés.
Es esencial que incluyas en la planificación una lista de los puntos que vas a tratar y que hagas un análisis de los términos que vas a utilizar durante la conversación. Esto aplica para todas las presentaciones en inglés, ya sea una entrevista de trabajo, un proceso de selección para un curso en el extranjero o una reunión importante.
Prepárate también para responder algunas preguntas que pueden surgir después de la presentación.
Este consejo es válido tanto para quienes presentan como para quienes solo participan, pues la planeación es lo mínimo que se requiere para demostrar compromiso con la empresa y respeto hacia los demás participantes.
Lo ideal es que antes del compromiso, al menos con una semana de anticipación, empieces a elaborar un guión que te pueda orientar antes y durante la reunión en inglés.
A la hora de construir tu guión, más allá de definir el orden del día de la reunión, es importante que pienses en tu punto de vista con respecto a los puntos que serán tratados y, sobre todo, en cómo comunicar esa posición con claridad.
Familiarízate con la plataforma en la que se realizará la reunión
En tiempos de pandemia, es probable que tu reunión en inglés sea una conference call (videoconferencia). Por esta razón, otro paso importante es familiarizarte con la plataforma en la que se realizará la reunión y asegurarte de conocer sus características y recursos que esta posee.
Un consejo de gran ayuda es realizar una prueba antes de la reunión. Puedes invitar a algunos conocidos a ver la presentación y pedirles que te digan si todo está funcionando. Aprovecha este momento para explorar las funcionalidades disponibles, probar audio y video, y asegurarte de que todo funcione correctamente.
Lo importante es que tu primer contacto con la plataforma no sea justo al momento de iniciar la reunión. Tomarte el tiempo para conocerla de antemano te evitará, sin duda, sorpresas desagradables durante la reunión en inglés.
En internet existen muchas herramientas que agregan las videoconferencias directamente a las agendas de los invitados. Sin embargo, si no tienes acceso a estos recursos, formaliza la fecha de tu reunión en inglés enviando un e-mail a todos los invitados al evento.
En el e-mail, es importante que especifiques la plataforma del evento, el orden del día que se tratará y la hora de la reunión. También pide que te confirmen la asistencia para asegurarte de que los participantes recibieron el e-mail y están disponibles para el día previsto.
Utiliza un vocabulario formal
Otro punto al que debes prestar atención es conocer de antemano las expresiones más comunes que se utilizan en las reuniones. Así como en español, el vocabulario usado en estos eventos es diferente al habitual y requiere de mayor formalidad.
Memorizar las palabras clave e incluso la estructura de las frases que vas a utilizar puede hacer que tu reunión en inglés se desarrolle de forma más fluida y profesional. Así que tómate el tiempo de escribir las expresiones que puedan ayudarte a comunicarte mejor.
En Slang tenemos cursos personalizados para cada campo profesional. Con ellos, podrás aprender términos y expresiones específicas de tu profesión. Vale la pena que los consultes para que profundices en el vocabulario y las expresiones más usadas dentro de tu área de experticia.
Sin embargo, existen algunas expresiones que se consideran universales en el mundo empresarial. Con esto en mente, hemos reunido algunos ejemplos para ayudarte a mantener una conversación fluida durante tu reunión en inglés.
Inicio de la reunión
- Good morning. It looks like everyone’s here. (Buenos días. Parece que están todos aquí.)
- Thank you for coming today. (Gracias por haber venido hoy.)
- Did everybody get the agenda? (¿Todos recibieron la agenda?)
- Shall we start the meeting? (¿Podemos empezar la reunión?)
- There are some points on today’s agenda… (Hay algunos puntos en el orden del día…)
Desarrollo de la reunión
- Let’s get down to business. (Vayamos al asunto.)
- We’re here today to… (Estamos aquí hoy para…)
- I think we’ve spent enough time on this topic. Moving on… (Creo que le hemos dedicado suficiente tiempo a este tema. Continuando…)
- Does anybody object? (¿Tienen alguna objeción?)
- Let’s take a vote on this. (Votemos acerca de esto.)
Fin de la reunión
- That’s all for today. (Eso ha sido todo por hoy.)
- Thank you all for attending. (Gracias a todos por asistir.)
- It looks like we covered all the points, that would be all. (Parece que hemos discutido todos los puntos, eso sería todo.)
Cuando escribas las expresiones, ten en cuenta tu planeación para que puedas adaptarlas según el orden del día de la reunión. No se trata de que escribas un guión para seguirlo al pie de la letra, sino de definir el vocabulario que guiará tu presentación.
De este modo, no te perderás en caso de olvidar alguna palabra y serás capaz de avanzar con seguridad.
Otros términos para tener en cuenta:
- Go ahead. (Adelante.)
- Hand something over to someone (Ceder (la palabra) a alguien.)
- Hit the target. (Dar en el blanco.)
- Increase the budget. (Aumentar el presupuesto.)
- Kick off. (Iniciar.)
- Raise an issue. (Plantear una cuestión.)
- Set out. (Estabelecer.)
Objetividad
Aunque domines el idioma, resiste la tentación de dar demasiados detalles. Dirige tu reunión en inglés con la mayor objetividad posible, exponiendo claramente temas bien definidos y oportunos.
Entablar una conversación objetiva es una forma de hacer que las personas entiendan claramente lo que estás proponiendo, además de ayudar a optimizar el tiempo y reducir el riesgo de cometer errores.
Ninguna reunión debe extenderse más de lo que se ha definido previamente ni perder el rumbo de la agenda preestablecida. Lo ideal es que el tiempo definido sea suficiente para la presentación del orden del día y la exposición de las ideas de los participantes.
También debes tener en cuenta la objetividad a la hora de redactar el acta de la reunión al final del evento. Utiliza frases cortas y directas que describan exactamente lo que se decidió y cómo se llegó a ello.
¡Practica!
Hablar otro idioma es cuestión de practicar; por eso, nuestra última recomendación para tu reunión en inglés no podría ser otra. Durante la preparación, tómate un tiempo para practicar tu pronunciación, trabajando en las expresiones que ya mencionamos.
Asimismo, es fundamental que ejercites tu listening, entrenando tu oído para desarrollar la capacidad de entender a los participantes que hablan en otro idioma. Para esto, te recomendamos escuchar podcasts sobre el tema a tratar y, también, ver algunos contenidos sin subtítulos.
La tradicional práctica frente al espejo es siempre una estrategia válida; no obstante, también puedes aprovechar los recursos digitales y grabar tu presentación. De este modo, podrás revisarla tantas veces como sea necesario hasta conseguir un resultado satisfactorio.
En las reuniones es habitual que los participantes pidan que se aclare algo que se ha dicho, por lo que también es importante pensar en algunas explicaciones alternativas para una misma idea.
¿Todo listo para tu reunión en inglés?
Ahora que ya sabes todo sobre cómo dirigir tu reunión en inglés con éxito, es hora de ponerte manos a la obra. Pon en práctica todo lo que has aprendido a la hora de dirigir tu reunión.
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Así podrás practicar y prepararte para hacerlo bien durante las reuniones importantes de tu trabajo con extranjeros.
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